Planera konferensresa för företaget

De flesta företag ser till att skicka antingen hela företaget eller en viss grupp på konferens med jämna mellanrum. Oftast har man ett väldigt tydligt mål med konferensen, som exempelvis för att förbereda för ett nytt projekt eller med syfte att optimera verksamheten på företaget. Vad anledningen än må vara gäller det att planera hela resan ordentligt.

Man bör aldrig underskatta tiden det kan ta att planera en hel konferens. Har man redan från början en idé om när man vill ha den är det viktigt att det inte är för nära inpå dagens datum. Ju mer tid man har på sig desto bättre förutsättningar har man att få det man är ute efter, speciellt om man är ute efter att ha den på någon mycket populär destination.

Vid val av konferensanläggning är det viktigt att utgå från de krav och behov man har. Tänk på hur anläggningens utformning och placering passar in i det syfte man har med konferensen eller någon aktivitet eller liknande man vill inkludera.

Planera för både arbete och ledig tid. Genom att ha ett tydligt schema och hålla sig till detta kommer konferensen kännas mycket mer strukturerad och alla kan fokusera på stunden istället för att tänka på allt som kommer därefter. Se dock till att inte planera in för mycket på en och samma dag. Börjar resultatet verka som en stressig dag kan det nog vara bättre att utöka med en dag eller helt enkelt ta bort något från schemat.

Se till att få uppgifter om eventuella dieter eller allergier från alla som följer med. Kontrollera även om det finns de som har andra behov av något slag. Skicka ut informationen i god tid så alla har möjlighet att läsa genom den och ställa eventuella frågor. Detta kan leda till ytterligare kontakt med konferensanläggningen eller något annan för att få svar.

Slutligen är det också bäst att kolla upp exakt hur man sedan drar av för konferensresan om man aldrig gjort detta tidigare.